Description de l'emploi d'un chef de bureau avec des fonctions de secrétaire: caractéristiques et exigences

Même avec un petit personnel, comprenant uniquement le chef d'entreprise et ses employés, un employé responsable est nécessaire, qui serait la force organisatrice, capable de diriger et de contrôler le processus de travail - cette idée détermine le texte de la description de travail du chef de bureau.

Un tel poste nécessite que le candidat possède un ensemble de compétences spécifiques et une éducation appropriée, ainsi que la capacité d'interagir avec les gens. Cependant, cette liste d'exigences n'est pas limitée à.

Description de l'emploi

Déjà au stade de la candidature à un poste, un candidat peut se familiariser avec un acte normatif réglementant ses droits, ses devoirs et son domaine de responsabilité dans une entreprise. Un tel document est appelé description de poste. Il se compose de cinq sections principales:

1. Dispositions générales Ils contiennent toutes les informations organisationnelles: le nom de l'entreprise, le poste occupé et l'unité structurelle à laquelle elle appartient. Il indique également la subordination, la procédure pour pourvoir un poste et le licenciement, ainsi que les exigences en matière d'éducation et de qualification.
2. Fonctions. Cette section répertorie les responsabilités de l'employé, ainsi que la façon de les mettre en œuvre.
3. Les droits de l'employé, c'est-à-dire toutes les caractéristiques supplémentaires qui contribuent à l'exercice efficace des fonctions.
4. Une responsabilité. Conformément à cette section, la direction décide de l'évaluation de la qualité du travail, de la promotion ou de l'amende.
5. La relation. Cette section régit toutes les communications avec les unités externes et internes qui peuvent découler de l'employé dans le cadre de l'exercice de ses fonctions.

Principes de rédaction des descriptions de travail

La base normative pour la préparation de ces documents est le répertoire des qualifications des postes de cadres, spécialistes et autres employés (1998). Au cours de son développement, une attention considérable a été portée à la description du poste et des conditions permettant au salarié de remplir ses fonctions. Les détails du travail sont inclus dans le titre du document, par exemple, «Description du poste du secrétaire» (chef de bureau ou chef comptable).

En outre, s'il existe deux postes portant les mêmes noms, mais avec des tâches différentes, des documents différents doivent être préparés pour refléter ces différences. Les descriptions de poste du chef de bureau de l'agent du personnel présentent certaines différences par rapport au même acte réglementaire pour le secrétaire.

Configuration requise pour Office Manager

D'une manière ou d'une autre, un candidat à un poste devra diriger des personnes. Il peut s'agir de quelques personnes dans une petite entreprise ou de l'ensemble du personnel administratif d'une grande entreprise. Naturellement, le candidat doit être un utilisateur de PC en confiance et être capable de travailler avec d'autres équipements de bureau (scanner, imprimante ou fax). Le chef de bureau est souvent un représentant de l'entreprise, donc un discours obligatoire et la capacité de rédiger des lettres d'affaires est une condition préalable. Très souvent, les entreprises exigent que ces employés connaissent les bases de la paperasserie et du droit du travail. La maîtrise d'au moins une langue étrangère est toujours une compétence souhaitable, cependant, lorsque vous postulez pour une grande entreprise, c'est déjà l'une des exigences obligatoires.

Dans certains cas, le chef de bureau doit combiner ses fonctions avec celles des autres employés. Cela conduit à une augmentation des compétences requises. Ainsi, un gestionnaire de bureau avec les fonctions d'un comptable doit avoir une formation appropriée et avoir des programmes spéciaux.

Principales responsabilités

Une description de travail typique d'un gestionnaire de bureau avec des fonctions de secrétaire comprend les éléments suivants:

• le traitement du courrier, entrant et sortant; leur redistribution au sein de l'entreprise;
• contrôle du calendrier d'exécution des obligations découlant des contrats et accords;
• passer et recevoir des appels entrants;
• travailler avec les clients et les représentants des entreprises partenaires;
• surveiller la disponibilité de la papeterie nécessaire;
• maintenir l'équipement de bureau en état de marche et appeler des spécialistes en cas de panne;
• répartition du temps dans l'horaire de travail (dans certains cas pour le chef);
• organisation des événements nécessaires (réunions, conférences, voyages d'affaires, fêtes d'entreprise);
• enregistrement des réunions;
• mise à jour et réapprovisionnement de nouveaux contenus sur le site de l'entreprise.

Cette liste comprend uniquement les exigences de base. D'autres éléments peuvent être ajoutés conformément aux spécificités du contrat de travail conclu. La description de poste d'un chef de bureau ayant les fonctions d'officier du personnel, par exemple, oblige un employé à conserver et à fournir toute la documentation comptable en temps opportun ou à remplacer le chef du service du personnel en cas d'absence.

Responsabilités supplémentaires

En plus des fonctions principales, la description de poste du chef de bureau contient une liste de différentes responsabilités, qui peuvent varier selon les directions de l'entreprise. Un chef de bureau peut être amené à travailler avec les autorités administratives, c'est-à-dire à obtenir l'autorisation de faire du commerce, à ouvrir une succursale d'une entreprise ou d'une filiale, etc.

L'une des tâches les plus cruciales est la gestion effective de l'entreprise en l'absence de son directeur. Bien sûr, cela n'est possible que si l'employé s'est imposé comme une personne responsable et fiable sur laquelle s'appuyer. En outre, la description de poste du chef de bureau contient souvent une clause sur la nécessité de rédiger une procuration générale. Un tel document peut être nécessaire, par exemple, pour recevoir des articles de courrier de grande importance.

Exigences informelles

Les grandes entreprises permettent généralement à l'avance de se familiariser avec l'exemple de description de poste du chef de bureau pour les candidats à ce poste, afin qu'ils soient pleinement informés de la liste des exigences et des responsabilités.

Mais même à la vue de tels pouvoirs, le requérant doit comprendre qu'il reste l'un des nombreux salariés de l'entreprise. À cet égard, il ne faut pas oublier ce qui n'est pas précisé dans la description de poste. Un chef de bureau ayant les fonctions de secrétaire doit être une personne qui a un sens délicat du temps pour pouvoir la distribuer au besoin.

Tâches d'organisation du workflow

L'exigence la plus importante pour son travail est l'efficacité, donc une personne occupant un tel poste est obligée de consommer économiquement du matériel de bureau, pour contrôler la quantité d'électricité consommée.

Pour les autres employés, le chef de bureau est responsable presque à égalité avec le chef. De ce fait, il doit s'assurer que les conditions de travail sont conformes aux normes sanitaires et aux règles de sécurité reconnues. Enfin, dans l'exercice de ses fonctions directes, le chef de bureau a accès à des documents classifiés, l'une des conditions est donc la signature d'un accord de confidentialité sur les secrets commerciaux ou toute autre information susceptible de nuire à la position de l'entreprise sur le marché.

Droits du gestionnaire de bureau

Bien entendu, l'exercice d'un tel nombre de fonctions permet à un employé d'exercer des droits spéciaux. Ils sont également énoncés dans la description de poste du chef de bureau. L'essence de certains d'entre eux, comme la possibilité d'accéder à des informations confidentielles, découle directement de la nécessité de s'acquitter de leurs responsabilités professionnelles. D'autres sont associés à des privilèges de pouvoir. Ainsi, le chef de bureau a le droit d'exiger du reste des employés de corriger les erreurs qu'ils ont commises en cas de négligence dans les documents de production, d'établir pour eux la taille de l'incitation ou d'appliquer des sanctions en cas de négligence.

Souvent, le chef de bureau est le lien entre les employés et les décideurs. Une telle position lui permet d'obtenir de meilleures conditions de travail et de présenter des souhaits collectifs pour améliorer la qualité du travail d'un département particulier et de l'entreprise dans son ensemble.

Caractéristiques de la description de poste du chef de bureau du service des ventes

Les chefs de bureau sont depuis longtemps indispensables dans les grandes et les moins grandes entreprises, ils ont donc besoin de compétences particulières pour pourvoir un tel poste. Un cas courant est celui où plusieurs chefs de bureau ayant des fonctions spéciales, qui sont supervisés par un seul, travaillent dans la même entreprise. Leurs descriptions de poste coïncident essentiellement, mais diffèrent par un ensemble supplémentaire de fonctions.

Ainsi, si le chef de bureau travaille dans le département des ventes, sa description de poste peut contenir des éléments tels que:

• rechercher de nouveaux points de vente;
• suivre les changements dans la structure de la demande;
• préparation de documents de reporting sur les ventes parfaites;
• diriger le travail avec le client pour recevoir les commandes et leur traitement ultérieur;
• travailler à informer les clients sur les éventuelles modifications de l'assortiment et le recalcul des prix;
• organisation des réunions nécessaires;
• signature de contrats de livraison de biens.

D'autres exigences peuvent être liées aux spécificités des biens proposés par l'entreprise. Si l'entreprise est associée à la vente de biens immobiliers, les fonctions de chef de bureau peuvent inclure la préparation de brochures d'information et la préparation de documents spécifiques.

Responsabilité du gestionnaire de bureau

En cas de non-respect de ses fonctions, lors de la commission d'infractions, notamment la divulgation de secrets d'affaires, ou la réalisation d'autres actions préjudiciables à l'image de l'entreprise, le chef de bureau est responsable conformément aux normes des codes administratif, civil et pénal. Si des dommages matériels ont été causés à l'organisation, la sanction sera infligée conformément aux dispositions du code du travail.