Gestionnaire de bureau - qui est-ce? Les fonctions du chef de bureau

«Plancton», «gestionnaires» - toutes ces définitions impartiales se rapportent au travail des employés de bureau. Mais un tel travail est-il si inutile? Gestionnaire de bureau - qui est-ce? Quelles sont ses responsabilités?

Gestionnaire de bureau - qui est-ce?

La profession de chef de bureau est souvent confondue avec la profession de secrétaire. Mais il y a encore une différence entre ces spécialités. Alors, chef de bureau - qui est-ce?

Le gestionnaire de cette zone est un gestionnaire de bureau ou un administrateur. Il réglemente le travail de bureau, étant un lien informatif important entre les employés et les supérieurs, les clients et les employés, etc.

Plus l'activité d'une organisation est active, plus elle a de problèmes avec les petites questions d'organisation et la documentation quotidiennes. Leur mise en place et met à disposition un chef de bureau.

Il s'assure que tous les documents actuels, ainsi que les ordres de ses supérieurs, sont dûment exécutés. Dans le même temps, les décrets devraient être communiqués aux employés de l'entreprise à temps, toutes les plaintes des visiteurs devraient être prises en compte et les propositions des employés devraient être communiquées aux autorités.

Ainsi, le travail de bureau ainsi que la communication dans l'entreprise tombent en partie sur les épaules des chefs de bureau.

Lieu de travail et salaire

Un gestionnaire de bureau est nécessaire dans toute entreprise qui a un bureau, un gestionnaire et au moins quelques employés. Dans les petites organisations, la liste des responsabilités d'un tel spécialiste est beaucoup plus petite que, par exemple, dans une grande entreprise. Dans une grande entreprise, il peut y avoir plusieurs directeurs de bureau, et chacun d'eux est affecté à son propre département.

Il s'avère que la demande de tels spécialistes est assez élevée et continuera peut-être de croître. Mais il n'y a pratiquement pas de perspectives de carrière. Surtout si, en plus de la gestion de bureau, une personne ne possède plus de profession.

Étant donné que les tâches ne sont pas trop compliquées, la concurrence pour un emploi, au moins en Russie, est assez élevée - 6 personnes pour un poste vacant. Dans le même temps, le salaire est bas par rapport aux normes de capital - 27 000 roubles.

Dans la capitale culturelle, Saint-Pétersbourg, le salaire de ces travailleurs est inférieur d'environ 5 à 7 000 personnes et la concurrence est beaucoup plus élevée. Plus la périphérie du pays est éloignée, plus le salaire est bas et plus les candidats au poste sont nombreux.

Qualités personnelles nécessaires

En règle générale, les ordres reçus par le chef de bureau doivent être exécutés d'urgence et rapidement. Par conséquent, le demandeur est requis, tout d'abord, de la diligence, de la rapidité et de la ponctualité. Une bonne mémoire et une bonne concentration sont également importantes.

La personne qui occupe ce poste doit être amicale et sociable, car dans certaines situations, elle agit en tant que représentant de l'entreprise devant les clients.

Le chef de bureau doit avoir un discours compétent et structuré de manière logique, ainsi qu'une maîtrise de l'éthique des affaires, car il est souvent impliqué dans l'organisation des négociations commerciales et des réunions d'entreprise.

Des connaissances utiles, telles que le numéro de téléphone d'un bon électricien ou un service de livraison de repas, ne seront pas non plus néfastes. En effet, dans de nombreuses entreprises, l'ordre au bureau ainsi que la satiété des salariés sont également contrôlés par le manager.

Compétences essentielles du gestionnaire de bureau

1. La première exigence pour un tel employé est une bonne connaissance du PC et d'Internet. Si, en plus de Word et Excel, le demandeur possède Photoshop ou Office Picker Manager, c'est une autre raison de l'embaucher, et pas quelqu'un d'autre.
2. Vitesse d'impression élevée. La capacité de taper rapidement des textes est l'une des plus importantes pour un chef de bureau.
3. Des compétences en gestion administrative acquises dans des emplois antérieurs sont requises si une personne obtient un emploi dans une grande entreprise.
4. Compétences administratives. La documentation est l'une des principales responsabilités de ce type de spécialistes, des connaissances de base sont donc indispensables.
5. Utilisation sûre de l'équipement de bureau. Télécopieurs, imprimantes, scanners - tout cela devrait relever de la compétence du chef de bureau.
6. Compétences de communication compétente et diplomatique. Le chef de bureau ne doit pas seulement communiquer avec compétence, il doit être capable de résoudre les situations de conflit, si nécessaire.
7. Maîtrise d'une langue étrangère. Dans les grandes entreprises internationales, le chef de bureau doit maîtriser au moins l'anglais de base.

Dispositions générales de la description de poste

Le poste de chef de bureau est approuvé par le PDG de l'entreprise. Dans différentes sociétés, il peut différer à certains égards, mais en général ses principales dispositions ne changent pas. Il est nécessaire de vous familiariser avec l'instruction de travail avant de signer le contrat de travail, afin de ne pas vous plaindre plus tard que l'accomplissement de certaines tâches ne faisait pas partie de vos plans.

Les dispositions générales peuvent indiquer:

• qui est responsable de l'embauche du chef de bureau;
• qui a le droit de le décharger de son poste;
• à qui l'employé rend compte;
• qui relève du chef de bureau;
• qui exerce les fonctions de chef de bureau en son absence, etc.

En règle générale, les chefs de bureau relèvent du PDG. Les administrateurs du bureau signalent les courriers, chauffeurs, nettoyeurs, etc.

Dans les dispositions générales, il est également possible de spécifier quel employé avec quel niveau de qualification peut être accepté pour le poste décrit.

Fonctions directes

Le paragraphe suivant des instructions définit les fonctions d'un chef de bureau.

Pour les curriculum vitae pour les postes vacants, les candidats écrivent souvent dans une colonne séparée les responsabilités qu'ils ont exercées lors d'un précédent emploi de bureau. L'employeur obtient ainsi plus d'informations sur les compétences du demandeur.

Quels éléments peuvent être des responsabilités directes d'un chef de bureau?

1. Supervision des appels téléphoniques. L'employé doit répondre au mieux aux appels entrants, répondre aux questions des opposants et également informer ses supérieurs des informations qu'ils ont demandé de transmettre.
2. Conservation de la documentation. Stockage et comptabilité des documents, contrôle de la correspondance, exécution des commandes, etc. - Ce sont les responsabilités directes du chef de bureau.
3. Reproduction de documents. Sur instructions spéciales du patron, l'employé effectue la copie et la duplication du travail.
4. Faire des lettres, des demandes - c.-à-d. Correspondance avec des partenaires, clients ou fournisseurs à la demande du supérieur immédiat.

Les fonctions d'un chef de bureau peuvent comprendre au moins six autres types de travail. Mais dans chaque entreprise, la charge des spécialistes de cette catégorie est déterminée individuellement.

Droits du gestionnaire de bureau

Toute instruction d'un chef de bureau comprend non seulement des devoirs, mais aussi des droits.

1. Pour fournir des informations complètes. Pour effectuer certaines tâches, le chef de bureau a le droit d'exiger la fourniture de cette quantité d'informations, y compris confidentielles, dont il a besoin.
2. Saines propositions de rationalisation. Si pour l'organisation du travail de bureau, des innovations ou des commandes supplémentaires du directeur général sont nécessaires, le gestionnaire a le droit de proposer de les présenter.
3. Exiger de bonnes conditions de travail. Si les fonctions officielles ne peuvent être exécutées faute de conditions nécessaires, le chef de bureau peut exiger leur création.
4. Agir dans les limites de la compétence. Après avoir étudié la description de poste, le salarié a le droit de prendre des décisions et de donner des ordres, mais uniquement dans le cadre de sa compétence.

Il s'agit d'un guide approximatif des droits d'un gestionnaire de bureau. Ils peuvent être complétés ou réduits en fonction des spécificités de l'établissement.

Une responsabilité

Le gestionnaire de bureau est une profession qui implique également une certaine responsabilité. Sa portée et sa sanction en cas de violation des règles sont déterminées par chaque employeur individuellement. Les points les plus courants sur lesquels la responsabilité est exercée dans les descriptions de travail ressemblent à ceci.

1. Pour l'attitude négligente envers leurs devoirs. L'exécution intempestive des commandes et toute autre négligence est de la faute du salarié, à laquelle il faut répondre.
2. Pour la divulgation d'informations confidentielles. Dans les contrats de travail et les descriptions de travail, vous devez lire attentivement les clauses sur la confidentialité des informations. Pour sa divulgation, vous pouvez le plus souvent perdre votre emploi.
3. Pour violation de compétence. Les actions dépassant le champ de compétence de l'employé ne sont pas autorisées.
4. Pour violation de l'horaire de travail, etc. La violation de l'horaire de travail, des règles de sécurité incendie ou des précautions de sécurité est également de la responsabilité de l'employé.

Avantages et inconvénients de la profession

Cette profession présente, comme beaucoup d'autres, un certain nombre d'avantages et d'inconvénients. Alors, quels sont les avantages de travailler sur le chef de bureau?

Les réponses des travailleurs qui travaillent sur ce front sont liées tout d'abord à la forte demande pour ce métier: après avoir acquis une certaine expérience dans ce domaine, trouver un meilleur emploi n'est pas difficile. Ces compétences administratives acquises au cours du travail sont pertinentes dans la vie quotidienne. De plus, travailler en tant que chef de bureau vous permet de développer vos compétences en communication.

Parmi les inconvénients se trouve la charge psychologique accrue que subissent les employés, car en une journée de travail, vous devez résoudre de nombreux problèmes divers. De plus, les gestionnaires, en plus des fonctions directes, chargent souvent les gestionnaires de bureau de demandes personnelles et d'instructions supplémentaires.

Où étudier la profession?

Le gestionnaire de bureau qui est clair ressort de ce qui précède. Cependant, où peut-on apprendre ce métier?

Il n'y a pas de faculté spéciale qui préparerait les directeurs de bureau dans aucune université. Mais souvent, le gestionnaire souhaite qu'une personne ayant fait des études supérieures occupe ce poste. Le type d'éducation que ce sera n'est pas toujours important - l'essentiel est que le candidat soit diplômé de l'université. Dans les villes de province, cette position peut être prise même après 9 classes d'enseignement. Chaque entreprise décide individuellement du gestionnaire de bureau dont elle a besoin.

Surtout, l'employeur sera intéressé par d'autres caractéristiques du candidat:

• s'il a déjà travaillé dans ce domaine;
• Connaissance de l'ordinateur;
• La paperasse le sait-elle?
• Parle-t-il des langues, etc.

Vous ne pouvez pas ignorer les compétences communicatives d'une personne. Si tout est en ordre selon ces indicateurs, les chances d'obtenir un emploi augmentent.