Profession de la documentation: responsabilités professionnelles

Le flux de documents est une composante importante de l'activité et un élément indispensable de la gestion de toute institution, organisation, entreprise. Les documents commerciaux doivent être correctement composés, stockés systématiquement et déplacés de manière optimale. Avec le développement de l'économie, les flux d'informations et le nombre de documents dans tous les domaines de l'activité humaine augmentent. Par conséquent, de nos jours, la demande pour une profession relativement nouvelle augmente - un gestionnaire de documents.

Qui est un gestionnaire de documents

Un spécialiste des documents est un spécialiste engagé dans l'enregistrement et la comptabilité de la documentation. Les professions apparentées sont secrétaire, archiviste, commis.

Les documents administratifs de la direction doivent être correctement rédigés conformément aux normes et portés à la connaissance des salariés, et précisément de ceux à qui les commandes sont destinées. Les documents ont tendance à être périmés, hors de circulation. Dans ce cas, ils doivent être triés conformément aux actes législatifs sur la tenue des registres et placés dans les archives. Tout cela est fait par un gestionnaire de documents.

Les responsabilités professionnelles d'un spécialiste des documents peuvent sembler ennuyeuses. Mais ce n'est qu'à première vue. Entre les mains d'un gestionnaire de documents, surtout s'il est le seul responsable de la gestion documentaire dans l'entreprise, tous les flux d'informations passent, il peut suivre le travail de tous les services et comprendre les mécanismes d'activité et de développement de l'entreprise.

Dans les grandes organisations, les responsabilités des spécialistes du traitement des documents sont généralement réparties: conception, enregistrement, saisie dans une base de données électronique, contrôle d'exécution, stockage sont effectués par différentes personnes et même par des services entiers.

Ce qu'un gestionnaire de documents doit savoir

Afin de rédiger correctement des documents dans lesquels les informations sont présentées de manière concise, claire et claire, un spécialiste doit connaître le but et les formes de compilation de tous les types de documents. Pour savoir à quoi ressemble un document juridiquement contraignant, il doit posséder les bases du droit.

Étant donné qu'aujourd'hui la plupart des documents sont stockés sur des supports électroniques et qu'un échange informatique d'informations est nécessaire, le spécialiste de la gestion des documents doit comprendre le logiciel. Il doit créer des bases de données électroniques et être capable de communiquer avec le personnel des systèmes automatisés de création, de stockage et de transmission de documents.

Pour stocker des documents dans les archives, un spécialiste doit connaître certaines règles et spécifications. Objectif des documents et leur confidentialité, termes, conditions de stockage - selon ces critères, vous devez trier les documents dans les archives, puis créer un système de recherche efficace.

Responsabilités en matière de documentation

Les responsabilités professionnelles d'un gestionnaire de documents dans une institution comprennent

- préparation, comptabilité, stockage et contrôle des documents;

- systématisation du flux de travail et assurer la circulation des documents;

- Organisation d'un flux de documents optimal au sein de l'organisation;

- organisation du stockage et développement des classificateurs de documentation;

- tri, examen de la valeur et transfert aux archives des documents dont la validité est expirée;

- rationalisation de la documentation entrante;

- élaboration de formulaires et de feuilles de documents standard;

- création de bases de documents avec création de numéros et d'index d'enregistrement et d'adresses électroniques de stockage;

- préparation du matériel nécessaire aux réunions, négociations et réunions.

Le principal gestionnaire de documents remplit les fonctions officielles, en fait, les mêmes, mais avec une plus grande part de responsabilité, et confie des tâches à des employés de rang inférieur.

Responsabilités professionnelles d'un gestionnaire de documents dans un établissement d'enseignement

Un gestionnaire de documents dans un établissement d'enseignement devrait connaître, entre autres actes législatifs, la loi de la Fédération de Russie sur l'éducation. Étant donné que les jardins d'enfants et les écoles ont un personnel limité, un gestionnaire de documents combinant les fonctions de secrétaire, de commis et d'ouvrier est guidé par les recommandations méthodologiques pour travailler avec des documents dans les établissements d'enseignement (lettre du ministère de l'Éducation de la Fédération de Russie du 02.12.2000 n ° 03-51 / 64).

Les tâches d'un gestionnaire de documents dans un jardin d'enfants comprennent, entre autres, la préparation des contrats de travail avec les employés et l'exécution des dossiers personnels, et la tenue d'un livre pour enfants. Il travaille également avec un bureau d'enregistrement militaire et conserve la documentation appropriée s'il y a des employés militaires responsables dans l'établissement.

Le gestionnaire de documents complète les tâches officielles de l'école en préparant des projets de documents administratifs sur le mouvement du contingent et en remplissant des dossiers personnels, en tenant un livre alphabétique des élèves et en tenant compte des heures de travail scolaire des employés de l'école, en traitant et en traitant le transfert des dossiers personnels des élèves vers les archives.

Les établissements d'enseignement supérieur mènent non seulement des activités éducatives, mais aussi des activités scientifiques.

Les fonctions d'un gestionnaire de documents dans une université permettent au spécialiste de comprendre au moins le profil d'une faculté en particulier, car il doit préparer des documents pour les réunions et les réunions et conserver leurs procès-verbaux et conversations téléphoniques au nom du doyen.

Qualités personnelles d'un spécialiste de la gestion de documents

L'attention est la qualité la plus importante d'un spécialiste pour travailler avec des documents. Précision, rigueur et responsabilité complètent la liste des qualités personnelles nécessaires pour travailler avec des papiers d'affaires. Les erreurs de données, la violation de la loi, la perte de documents peuvent coûter cher à l'entreprise lors de la conclusion d'un contrat ou d'un audit du personnel.

Les volumes d'informations avec lesquels un gestionnaire de documents travaille nécessitent une bonne mémoire.

Pour travailler dans n'importe quel domaine, il a besoin de persévérance et d'alphabétisation lorsqu'il travaille avec des papiers et dans le domaine de la gestion du personnel - et des capacités organisationnelles, et de la créativité, et des compétences en communication.

Fixer les bons objectifs et travailler avec la structure de l'entreprise, les qualités dites entrepreneuriales, sont nécessaires pour que le gestionnaire de documents organise le flux de travail et le classificateur optimaux.

Souvent, dans les petites entreprises, le gestionnaire de documents travaille seul. L'auto-organisation, la discipline et la maîtrise de soi aident à organiser un travail efficace.

Exigences de documentation

Un cadre réglementaire solide pour la gestion des documents nécessite une formation. Par conséquent, lors de l'embauche, un diplôme d'un établissement d'enseignement supérieur ou d'un établissement d'enseignement secondaire spécialisé dans les spécialités «Documentation», «Support de documentation d'une entreprise» est exigé. Il existe également des spécialités connexes: «Support documentaire en jurisprudence» ou «Support informationnel d'une entreprise».

Les documents législatifs et administratifs, administratifs, normatifs et directeurs des organes supérieurs liés au flux de travail sont des exigences générales pour les documents qu'un gestionnaire de documents doit connaître. Les responsabilités professionnelles nécessitent des connaissances, ou du moins leurs bases, sur les méthodes d'analyse, de recherche, de conception, de mise en œuvre et de développement de systèmes de documentation, sur la conception et le fonctionnement de systèmes de contrôle automatisés; organisation de l'archivage et de la programmation de base.

Avantages et inconvénients de la profession de gestionnaire de documents

Le métier de gestionnaire de documents est universel. Un diplôme et des connaissances dans la spécialité permettent au diplômé de travailler dans n'importe quelle organisation, car le flux de travail est partout. C'est le principal avantage de la profession.

Le deuxième avantage peut être considéré comme l'opportunité de travailler en tant qu'administrateur, archiviste, commis, secrétaire adjoint, chef de bureau, directeur adjoint et pas seulement comme gestionnaire de documents.

Le troisième avantage est que, malgré le travail apparemment routinier, le gestionnaire de documents est au centre des flux d'informations dans l'organisation et détient presque tous ses secrets. Parfois, en plus de la haute direction, il est le seul propriétaire de ces secrets.

L'expérience de travail et l'esprit d'entreprise permettent au gestionnaire de documents d'organiser sa propre entreprise pour la fourniture de services d'information, si désiré.

Les avantages de la profession incluent le travail au bureau dans de bonnes conditions, quel que soit le profil de l'entreprise et un horaire de travail strict.

Les inconvénients de la profession documentaire sont l'uniformité et, surtout, une grande responsabilité.

Où peut travailler un gestionnaire de documents?

Étant donné que les gestionnaires de documents ayant reçu une formation dans leur profil peuvent travailler avec tous les types de documents (comptabilité, personnel, scientifique et technique), ils peuvent être recherchés dans diverses organisations:

- dans les autorités locales et étatiques;

- dans les organes de gestion départementaux;

- dans les services d'archives et documentaires d'ingénierie et de conception, les instituts de recherche, les soins de santé, les archives, les bibliothèques et les musées, les structures chargées de l'application des lois;

- dans les services administratifs et services des structures commerciales: formalités administratives, gestion de bureau, gestion du personnel;

- dans le développement de systèmes d'information, le conseil en documentation, l'audit de sécurité de l'information.

L'évolution de carrière d'un gestionnaire de documents dépend du lieu de travail. Dans les grandes structures, il peut passer au directeur des affaires, en petit - au directeur adjoint. L'apogée d'une carrière dans la gestion de documents peut être considérée comme la préparation de documents pour le gouvernement et le président de la Fédération de Russie.