Externalisation du personnel: description, caractéristiques et avantages

Travailler avec les ressources humaines nécessite un employé hautement qualifié. Même si un spécialiste de haut niveau est employé dans l'entreprise, le même travail de routine tarde et, en règle générale, il n'y a tout simplement pas assez de temps pour la gestion du personnel et la résolution des problèmes stratégiques. Pour résoudre ce problème, de nombreux hommes d'affaires se tournent vers les services d'entreprises d'externalisation.

Le processus de transfert des fonctions non clés de la gestion d'entreprise est depuis longtemps confié à des sociétés d'externalisation, y compris la gestion du personnel.

Fonctions possibles pouvant être transférées à des tiers

Pour une meilleure perception, nous avons regroupé toutes les fonctions dans un tableau, présenté ci-dessous:

Culture d'entreprise	- développement de programmes d'incitation pour le personnel; - Planification et reporting RH; - élaboration et mise en œuvre d'une stratégie commune de développement du personnel.
Conseil RH	- entrainement d'employé; - évaluation du personnel; - recrutement, entretien; - organiser des séminaires et des formations.
Flux de travail RH	- affichage des annonces de recrutement; - traitement, collecte et formation de la documentation du personnel principal; - constitution et maintenance des archives.
Gestion des paiements	- paie; - Formation d'un fonds de bonus et paiements à partir de celui-ci.

Le dernier point est peut-être le plus intéressant. Surtout si une entreprise occidentale opérant dans notre pays passe à l'externalisation du personnel. La complexité de la législation actuelle, y compris la paie, est souvent déroutante pour les entrepreneurs et cadres étrangers, c'est pourquoi ce sont précisément ces entreprises qui confient le plus souvent cette fonction à des spécialistes extérieurs. De plus, le calcul de la rémunération ne s'applique pas à l'action stratégique, mais les RH et les comptables y consacrent plus de 60% de leur temps de travail.

Les principales raisons de contacter des spécialistes tiers

Récemment, l'externalisation de l'administration des ressources humaines est devenue de plus en plus populaire, et cela pour plusieurs raisons:

• de nombreuses entreprises étrangères «entrent» sur notre marché qui ne sont pas en mesure de se plonger immédiatement dans les caractéristiques de notre législation;
• les fondateurs de l'entreprise ne veulent pas embaucher beaucoup de personnel, s'occuper de l'achat et de la mise à jour de logiciels spéciaux, c'est-à-dire qu'ils veulent économiser;
• le désir des propriétaires de l'entreprise se concentrera sur les tâches stratégiques et prioritaires, sans être distrait par la sélection et le contrôle du personnel;
• une augmentation rapide des unités de service, par rapport aux faibles taux de croissance du cœur de métier, c'est-à-dire en fait une réduction des coûts due à la baisse des coûts de personnel;
• il peut y avoir une situation inverse lorsque le rythme de la production principale est beaucoup plus rapide et que le personnel de service n'a pas le temps de tout traiter et rationaliser.
• l'entreprise a de nombreuses succursales qui ont des emplacements différents, sont dispersées dans tout le pays, mais toutes les données sont acheminées vers le siège principal;
• la nécessité d'une recherche urgente de personnel qualifié, par exemple pour lancer un nouveau projet;
• manque de spécialistes dans le domaine de la sélection du personnel, de la paie.

Avantages de l'externalisation RH

Tout d'abord, si l'entreprise dispose toujours d'un département de gestion du personnel, ses employés peuvent se concentrer sur la résolution de problèmes importants, c'est-à-dire élaborer des plans stratégiques liés à la recherche, au développement, à l'évaluation et à la promotion du personnel.

Le deuxième avantage: si un employé tombe malade ou quitte même dans le service du personnel, vous n'avez pas besoin de chercher immédiatement un remplaçant, un employé absent peut toujours être remplacé par un employé d'une organisation tierce.

La majorité de la responsabilité de l'externalisation du personnel incombe à l'entreprise concernée.

Et le principal avantage est la réduction des coûts.

Externalisation complète et combinée

L'externalisation du personnel ne se fait généralement qu'aux premières étapes de manière combinée, c'est-à-dire que les fonctions du service du personnel ne sont transférées que partiellement. Au fil du temps, lorsque des relations de confiance sont établies entre l'entreprise et la société d'impartition, les parties sont satisfaites de la relation, puis toutes les fonctions sont attribuées à une organisation tierce.

Comment choisir un cadre externe du département RH

Avant de décider de l'externalisation du personnel, le propriétaire de l'entreprise doit comprendre par lui-même ce qu'il souhaite obtenir au final. C'est la réponse à cette question qui donne une compréhension complète des fonctions à attribuer à une entreprise externe.

S'il n'y a pas de volonté d'externaliser la solution des problèmes stratégiques liés au personnel, alors il est logique d'entamer une coopération avec un partenaire sur les modalités d'externalisation de la gestion RH, puis de transférer la fonction de paie. Dans ce cas, les spécialistes de l'entreprise sont dispensés de la routine et peuvent traiter des questions plus importantes, par exemple, l'élaboration d'un programme de motivation, gérer l'évaluation du personnel.

Si l'objectif principal est le développement et la mise en œuvre de la motivation, la formation et la fidélisation de l'entreprise, il est préférable de contacter une société de conseil. Pour commencer, l'entreprise procédera à une évaluation de la situation avec le personnel, puis proposera des séminaires ou des formations, des activités de team building et de formation.

Exemples de vie

Un exemple frappant est la nécessité de développer un système de rémunération et d'avantages. Un tel programme ne nécessite pas d'ajustement constant, il n'est qu'une fois développé et, selon les besoins, modifié. En fait, il s'agit d'un travail de projet, il est donc logique d'attirer une organisation tierce, dont les spécialistes ont une expérience dans ce domaine. Dans ce cas, il suffit de trouver la bonne entreprise, de déterminer le budget et les délais. En conséquence, l'entreprise économise du temps et de l'argent.

Il y a souvent des cas où l'externalisation du personnel dans une entreprise implique uniquement la sélection du personnel. Cette option implique deux types:

1. Le recrutement se fait sur une base continue;
2. Sélection de projets, c'est-à-dire la recherche ou le leurre de spécialistes de haut niveau ou de cadres supérieurs.

Les deux options sont assez coûteuses en temps et en argent. Dans le premier cas, tout dépendra de la régularité des services d'externalisation du personnel. Le coût dans le second cas est une dépendance directe du professionnalisme et du caractère unique de la profession, d'où le coût considérable de la résolution du problème.

Les dangers de l'externalisation

Dans certains cas, le coût dépasse les normes acceptables, et sans raison. Et parfois, les propositions d'organisations tierces surprennent par leur faible coût. Cela peut être dû à de nombreux facteurs. Par exemple, l'entreprise n'a pas de spécialistes, l'entrepreneur vient de démarrer sa propre entreprise, et donc de vider. D'autres entreprises, au contraire, ayant décidé de ne pas avoir de concurrents, ne sont pas intéressées par ce qui se passe autour. Par conséquent, il est très important pour un entrepreneur d'être très prudent dans le choix d'un partenaire, car les processus commerciaux, même s'ils ne sont pas les plus stratégiques, sont laissés à la merci.

Un autre problème en découle: en transférant toutes les fonctions de gestion du personnel, le propriétaire de l'entreprise perd le contrôle, et si la société d'externalisation a exercé ses fonctions de mauvaise foi, le rétablissement de l'ordre sera assez difficile. Dès que le problème deviendra clair, vous devrez chercher très rapidement une nouvelle entreprise qui fournit ce type de service, ou recruter de nouveaux employés dans votre entreprise.

Par conséquent, il est très important d'aborder soigneusement et attentivement le choix du prestataire pour la conduite de l'administration des RH et de la gestion du personnel.

Assurez-vous de prêter attention à la disponibilité d'une assurance responsabilité professionnelle. Certes, sa présence n'est pas une panacée et, par conséquent, assurez-vous d'étudier en plus les obligations d'assurance d'une société d'externalisation et de spécifier le montant du montant d'assurance.

Comment se forme le prix des services

Selon la forme de relation choisie, un prix est formé. Cela dépendra d'un ensemble de services pouvant inclure:

• comptabilité du personnel;
• l'externalisation de la paie;
• sélection du personnel;
• adaptation;
• tests psychologiques lors de l'embauche et après une certaine période de travail dans l'entreprise.

En ce qui concerne des montants spécifiques, le coût des services, en règle générale, varie sensiblement et est déterminé sur une base contractuelle. Les chiffres spécifiques sont difficiles à nommer, car tout dépend de la politique tarifaire de l'entreprise, de la spécialisation et des qualifications des employés dont vous avez besoin, ainsi que de la durée de l'embauche temporaire. Par conséquent, nous ne pouvons donner que des données moyennes: si le nombre d'employés à temps plein et indépendants de l'organisation est de 16 à 50 employés, le coût mensuel des services sera de 100 USD + 25 USD pour 5 personnes de plus de 15 ans. Mais, encore une fois, le montant est plutôt arbitraire. Tous les chiffres sont négociés directement avec le représentant de la société d'externalisation.