Secrétaire de profession. Le référent est

Beaucoup de filles rêvent de débuter une carrière au poste de secrétaire référente. C'est un désir tout à fait normal et raisonnable. Mais tout le monde ne pense pas à ce qui est nécessaire pour cela (sauf pour une apparence attrayante). Mais cela en vaudrait la peine. Après tout, le référent n'est pas seulement un «beau visage» à côté du leader. Il s'agit plutôt d'un «guide» sur toutes les questions: une fille qui sait tout et intelligente qui trouve un moyen de sortir de toute situation. Regardons de plus près.

Ce que vous devez pouvoir faire

Dans toute organisation, il y a une instruction du secrétaire référent. Il contient une liste (parfois détaillée, parfois pas très) des fonctions officielles. Il s'agit notamment de compétences. Une personne qui a de la chance d'obtenir un tel emploi devrait être en mesure de communiquer avec les clients, de négocier (personnellement et par téléphone), de sélectionner et d'organiser du matériel, de préparer des résumés, etc. Autrement dit, il est clair que cette personne doit avoir beaucoup de compétences. Les détails dépendent de la direction de l'entreprise. Ainsi, par exemple, un conseiller juridique est nécessaire pour comprendre les subtilités juridiques. Il arrive que ce poste soit associé à la capacité de résoudre des problèmes organisationnels. En d'autres termes, le référent est la «main droite» du leader. Il est toujours dans les coulisses, il doit savoir tout ce dont le patron a besoin pour son travail.

Quelques questions «spéciales» sur la profession

Ici, il vaut la peine de clarifier ce qui est généralement «caché dans les coulisses». Étant donné que le référent est précisément la personne qui communique le plus souvent avec le patron, il lui est demandé d'avoir des capacités diplomatiques. Pourquoi? C'est simple: le leader (surtout une grande équipe) n'a pas le temps de traiter toutes les nuances de la relation. Habituellement, c'est un homme de travail. Quand quelqu'un fête son anniversaire, qui va accoucher, qui a des enfants - cela ne l'intéresse que dans le cadre des moments de travail. Toutes ces "petites choses" tombent sur les épaules de la secrétaire adjointe. Il est obligé de dire au patron quand le jour férié doit signaler la tension créée dans l'équipe (si cela mérite son attention). Il s'avère donc que le secrétaire adjoint lui-même doit d'abord le comprendre, filtrer l'excédent, puis «charger» le gestionnaire. Ce travail n'est pas facile! Mais cela venait du domaine des tâches informelles.

Fonctions principales

Presque tout le travail de bureau revient à la part du secrétaire adjoint dans les petites entreprises. En grande partie. Autrement dit, vous devrez apprendre à composer des lettres, à organiser correctement la réception et l'envoi, l'inscription, la distribution (le cas échéant), etc. Il est clair que l'on ne peut se passer d'une parfaite connaissance de la langue russe. Les lettres d'erreur sont le visage gâté de l'entreprise. Parfois, il est nécessaire qu'une personne ayant une connaissance des langues étrangères travaille dans ce poste. De plus, le référent est la personne qui relie les employés de l'entreprise (ou de ses services) entre eux. Ses fonctions incluent la distribution correcte des flux d'informations entre les unités structurelles qui travaillent sur une grande chose. Le référent est un métier assez compliqué, car il faut garder à l'esprit de nombreux détails et faits. Tout cela est nécessaire pour que le leader se sente à l'aise, pour ne pas être distrait par des broutilles de la ligne principale.

Qualités personnelles

Puisque le travail du référent est basé sur la communication, il sélectionne une personne communicative et non conflictuelle pour le poste. Dans toute entreprise, il s'agit d'un poste «clé». La personne qui l'occupe a une grande influence sur le leader et ses collègues. Par conséquent, la décence est simplement requise. De plus, la secrétaire adjointe doit être ponctuelle, intelligente, voire créative. Il faut être capable de trouver une issue acceptable à toute situation. Le critique pense d'abord au «visage» de son employeur, puis à lui-même. Le niveau de responsabilité est non seulement élevé, mais mondial. Tout le monde ne peut pas faire face à une telle charge. Par conséquent, vous devez réfléchir soigneusement avant de postuler à un tel poste. Le secrétaire adjoint sur le lieu de travail devrait pouvoir mettre ses intérêts en arrière-plan. Sur le premier - tout ce qui est nécessaire pour que le patron travaille. Soit dit en passant, c'est pourquoi le plus souvent les filles occupent ce poste, car prendre soin du voisin chez les femmes est dans le sang.

Information confidentielle

Il est clair qu'avec une communication aussi étroite, de nombreux faits qui ne devraient pas être rendus publics seront connus du référent. Ce ne sont pas seulement des secrets professionnels et des secrets commerciaux. Souvent, le secrétaire, en tant qu'ami proche, a des informations confidentielles et personnelles. Est-il utile de mentionner que le référent est tenu de pouvoir stocker des informations confidentielles. C'est l'une de ses principales compétences professionnelles.

Quelle éducation est nécessaire

La tête essaie de choisir un référent, en fonction de la direction de l'activité. Autrement dit, le demandeur doit avoir un diplôme correspondant au travail de l'entreprise. De plus, des personnes ayant une formation juridique sont souvent sélectionnées pour ce poste. C'est pratique si vous devez souvent conclure des accords, préparer d'autres documents. Parmi les exigences les plus simples: la maîtrise de tous les programmes informatiques (bureautique), la capacité d'imprimer (rapidement et avec compétence). Étant donné que le référent est, en fait, un conseiller, vous devez avoir les compétences nécessaires pour trouver des informations sur le Web et hors ligne. Une personne intelligente avec une réaction rapide est amenée à un tel poste plus souvent que le titulaire du «bon» diplôme, qui ne sait pas maîtriser rapidement la situation.

Lieu de travail

Un tel poste de secrétaire référent se trouve désormais dans presque tous les bureaux. Souvent, on ne l'appelle que de cette façon, et une personne remplit diverses fonctions. Tout dépend de la taille de l'entreprise, des tâches, du nombre d'employés. Dans certaines entreprises, le secrétaire remplit également les fonctions de comptable, dans d'autres - d'avocat, etc. C'est un excellent début pour une personne qui cherche une croissance de carrière. Pendant une courte période de temps, vous pouvez maîtriser de nombreuses compétences, maîtriser différents métiers, l'essentiel est de comprendre le travail de l'entreprise, de "tout" toucher de vos propres mains. Mais vous devez «tourner» très rapidement. Étant donné que beaucoup d'informations devront être traitées en mode haute vitesse. Mais si tout fonctionne, les connaissances acquises seront suffisantes pour commencer une ascension indépendante vers ces lignes que vous définissez vous-même. Mais ce n'est pas du tout nécessaire. Puisque le métier de référent, si vous le prenez au sérieux, est intéressant en soi. Elle laisse pas

courir dans une direction étroite, maîtriser constamment tous les nouveaux volumes de connaissances, s'améliorer.

Comment obtenir une entrevue

Si vous décidez de faire face à un emploi aussi responsable, vous devez soumettre un curriculum vitae pour les postes vacants disponibles. Assurez-vous de vérifier l'alphabétisation des réponses. Gardez à l'esprit que les fautes d'orthographe réduiront immédiatement vos chances à zéro. Le style devrait également être restreint. Chacun de vos mots sera soigneusement pesé et réfléchi. Ensuite, les «épreuves» commenceront. Vous devrez consacrer un peu de temps à prouver que vous pourrez être un digne assistant du leader. Chaque entreprise propose ses propres méthodes. Cependant, préparez-vous au fait que vous devez parler avec divers fonctionnaires, préparer plusieurs documents officiels, répondre à quelques appels téléphoniques. Vous devez également prendre en compte le fait que votre apparence sera strictement contrôlée. Autrement dit, ils «examineront» de la tête aux pieds. Le plus souvent, vous devrez faire preuve d'un style vestimentaire professionnel (maquillage, coiffure). Il n'est pas non plus souhaitable d'utiliser des arômes puissants. Pensez à chaque petite chose! Tout en vous doit être discret, mais attrayant. Astuce: restez modeste, mais confiant. Soyez intelligent, mais pas arrogant. Alors tout devrait certainement marcher!