Exemple de description de poste d'archiviste

Le poste d'employé des archives s'appelle archiviste. La tâche principale d'un spécialiste dans ce domaine est d'organiser le travail des archives elles-mêmes et la circulation de la documentation qui s'y trouve. Ces professionnels sont nécessaires partout où il y a une rotation importante des papiers officiels, en particulier dans les organisations liées à l'assurance, la finance, et en particulier dans les entreprises d'État. Le document principal auquel le nouvel employé doit se référer est la description de poste de l'archiviste.

Dispositions générales

Seul le chef d'entreprise peut accepter ou révoquer l'archiviste. En outre, tout d'abord, il doit se référer à la législation actuelle du pays. Les instructions doivent indiquer la personne qui est le chef direct du spécialiste occupant ce poste.

Pour travailler comme archiviste, une personne doit recevoir une formation professionnelle initiale, puis elle peut être acceptée pour un poste même sans expérience dans ce domaine. Il existe une option selon laquelle une personne ayant fait des études secondaires ou générales obtiendra un emploi, mais alors elle devrait recevoir une formation spéciale dans ce sens. L'expérience de travail pour ce poste est facultative.

Que faut-il savoir

La description de travail de l'archiviste de l'entreprise suggère que le salarié doit avoir certaines connaissances: il est obligé d'étudier les règlements, les instructions et la liste complète des documents juridiques relatifs à la conduite des affaires dans les archives de cette organisation. De plus, il doit savoir conserver, utiliser les documents, et aussi selon quelles normes les accepter et les remettre. Ses connaissances devraient inclure un système d'État unique de travail de bureau. En outre, il doit comprendre comment les descriptions des documents stockés sont compilées, lesquelles d'entre elles doivent être stockées de manière permanente et qui ne le sont que temporairement, et également établir des actes concernant leur destruction.

La description de travail de l'archiviste adjoint implique qu'il doit savoir comment les choses sont faites, selon quelles règles elles sont préparées pour une utilisation et une sécurité futures, comment les registres sont tenus et les déclarations sont préparées dans l'entreprise. Cette personne doit comprendre la structure de l'entreprise où elle travaille, ainsi que les règles d'utilisation des équipements et tous les moyens techniques nécessaires pour effectuer les travaux dans les archives. De plus, il est obligé de connaître toutes les règles et lois internes de l'organisation, y compris la protection du travail, la sécurité incendie, les routines, etc.

Fonctions

La description de poste de l'archiviste d'une institution budgétaire implique qu'il doit remplir certaines fonctions: effectuer des travaux liés à l'archivage, conserver la documentation archivée, enregistrer les documents reçus, développer la nomenclature et vérifier l'exactitude de l'enregistrement des fichiers avant l'archivage. S'il y a un tel besoin, il crypte les unités de stockage, systématise le placement des cas et les met dans le registre.

La description de travail de l'archiviste d'un établissement médical suggère qu'il devrait préparer des descriptions résumées de la documentation stockée, sa distribution en unités temporaires et illimitées. Il doit tenir des registres et détruire les documents en temps opportun, dont la durée de conservation est déjà expirée, et également développer un système grâce auquel il sera possible de trouver simplement et rapidement le document souhaité.

Autres fonctions

De plus, ses responsabilités professionnelles nécessitent une présence lors de l'examen pour la disponibilité des documents scientifiques et pas seulement. Il doit s'assurer que les documents restent intacts et, si nécessaire, effectuer avec eux des travaux de restauration. Ce spécialiste s'assure également que les locaux des archives disposent de toutes les conditions nécessaires au stockage normal des documents.

L'archiviste doit surveiller la mise en œuvre des règles de protection contre les incendies et utiliser des moyens techniques modernes pour travailler avec les documents. À la demande des employés et des visiteurs de l'organisation, il est obligé d'émettre des copies ou des originaux de la documentation archivistique, d'établir des références en utilisant les informations disponibles dans les archives et de préparer des rapports sur son travail.

Droits

La description de travail de l'archiviste médical suggère qu'il a certains droits. Il peut demander et recevoir des documents relatifs à son travail. Si nécessaire, il peut coopérer avec des spécialistes d'autres départements de l'entreprise ou d'autres organisations, si cela l'aide à résoudre ses problèmes de compétence. S'il y a un tel besoin, il peut représenter les intérêts de son entreprise dans d'autres organisations sur toutes les questions directement liées au travail des archives.

Une responsabilité

La description de travail de l'archiviste suppose qu'il est responsable de l'inexécution de ses fonctions et d'un travail de mauvaise qualité, d'avoir fourni des informations fausses ou déformées sur les tâches effectuées, d'avoir refusé d'exécuter les ordres des autorités.

De plus, il est responsable de situations où des violations, des violations de la sécurité ou d'autres actions qui menacent le fonctionnement normal de l'entreprise ont été identifiées, et l'employé ne les a pas notifiées et n'a pris aucune mesure pour éliminer le problème. L'archiviste est responsable de la violation des normes du travail.

Les conditions de travail

La description de travail de l'archiviste suggère que la direction de l'organisation devrait déterminer les heures de son travail conformément à la législation du travail. En cas de besoin de production, l'entreprise doit lui fournir un lieu de travail prenant en compte toutes les normes et standards, ainsi que tout ce qui est nécessaire à la réalisation de déplacements professionnels, y compris locaux. Il a également le droit de signer des documents relevant de sa compétence.

Conclusion

Le principal document sur lequel le spécialiste accepté pour ce poste devrait s'appuyer est la description de travail de l'archiviste. Quelle que soit l'organisation dans laquelle elle travaille, les droits, obligations, fonctions et connaissances coïncident pratiquement et peuvent varier en fonction des besoins d'une entreprise particulière et des tâches que l'équipe de direction attribue à ses employés.

Un tel travail requiert de l'attention, de la persévérance, une connaissance des règles de sécurité pour les papiers importants, une connaissance de l'évaluation de la valeur de certains documents, ainsi que la capacité d'organiser, de trouver rapidement et de crypter des documents. Un autre facteur important est le travail avec les gens, car le métier d'archiviste implique la délivrance et la réception de divers documents, la vérification de l'exactitude de sa compilation et de son authenticité. Seule une personne attentive, prête à travailler avec une grande quantité d'informations et à représenter les intérêts de l'entreprise dans d'autres organisations, sera en mesure d'exécuter correctement et de manière fiable les tâches de travail dans ce poste.