Comment créer des profils d'emploi pour trouver des employés précieux?

Avant chaque manager ou responsable RH, tôt ou tard, se pose la question de pourvoir un poste vacant. Choisir un bon spécialiste n'est pas une tâche facile. À cette fin, les gestionnaires établissent assez souvent des profils d'emploi qui vous aident à naviguer dans les exigences du demandeur.

Définition d'un concept

Les profils d'emploi sont un ensemble de compétences professionnelles et personnelles qu'un candidat à un emploi doit satisfaire. À l'heure actuelle, il n'y a pas de description formalisée des caractéristiques qu'un représentant d'une profession particulière devrait posséder, et les gestionnaires établissent donc ces documents de manière indépendante.

On peut dire que le profil du poste est une sorte de standard selon lequel le salarié doit remplir ses fonctions. La description doit être détaillée et, surtout, réaliste. Le document doit afficher les principaux éléments suivants:

• la place et l'importance de la position dans la structure organisationnelle d'une entreprise particulière;
• les responsabilités fonctionnelles qui doivent être assumées par l'employé accepté pour ce poste;
• un profil qui énumère les compétences de base qu'un candidat à un poste devrait posséder;
• qualités personnelles nécessaires à l'exercice de certaines fonctions;
• liste minimale des exigences que l'organisation propose à ses employés.

Ainsi, nous pouvons dire que les profils d'emploi sont un ensemble de caractéristiques qu'un employé doit rencontrer. Il s'agit d'une norme spécifique qui décrit les responsabilités, ainsi que la qualification et les paramètres personnels du demandeur.

Pourquoi ai-je besoin de profils d'emploi

Les responsables RH sont régulièrement confrontés au problème de la fermeture d'un poste vacant. N'ayant pas établi un profil exhaustif du poste, vous ne devez pas procéder à la sélection directe des salariés. Ce document est un indice utilisé dans les cas suivants:

• sélection des candidats pour pourvoir les postes vacants;
• pour la certification du personnel déjà en activité afin de révéler le degré de respect du poste occupé (cela vaut également pour les salariés ayant passé la période probatoire);
• afin d'élaborer des plans de formation et de perfectionnement du personnel;
• si vous avez besoin de créer une réserve de personnel pour l'avenir;
• afin de planifier la croissance de carrière et la poursuite de la promotion des employés à des postes de direction dans l'organisation.

Très souvent, le profil de poste d'un candidat à un poste est confondu avec la description de poste. La différence fondamentale entre les deux documents est que le second est établi sur la base des exigences légales. La description de poste est un document général préparé pour l'ensemble de la profession et non pour un employé spécifique d'une organisation particulière. Il définit les principales responsabilités et conditions de travail. Un profil d'emploi est un document de nature locale qui n'a pas d'exigences claires en termes de contenu et de structure. Le responsable du personnel (ou d'autres employés du personnel) le compile en fonction de sa propre expérience ou de la pratique générale de l'organisation.

Compétences professionnelles

Chaque poste exige qu'un employé possède certaines compétences. Ce sont des caractéristiques de qualification nécessaires à l'exécution de certains travaux. Ainsi, le profil de compétences d'un poste comprend généralement les éléments suivants:

• réflexion stratégique (implique la capacité de faire des plans à long terme en tenant compte des risques possibles et des options alternatives);
• influence sur les autres (la capacité de défendre son point de vue, ainsi que de convaincre les autres de son exactitude);
• aptitudes à la résolution de problèmes (capacité de répondre adéquatement à des situations et à des difficultés non standard, ainsi qu'à trouver rapidement des solutions);
• recherche d'informations (sélection et filtrage des données, possibilité de trouver et d'utiliser des sources pertinentes);
• capacité à travailler avec les clients et les contreparties (en tenant compte des intérêts, comprendre la psychologie, satisfaire les souhaits et les besoins);
• flexibilité (réponse rapide et prise de décision en fonction d'une situation changeante);
• se concentrer sur la qualité (connaissance et satisfaction de toutes les exigences et normes, ainsi que le désir d'amélioration continue).

Selon le poste en question, la liste des compétences peut être élargie ou réduite. Le profil professionnel du poste contient non seulement des exigences, mais aussi le degré de leur gravité (basique, élevé, maximum). Cet indicateur peut être déterminé par un entretien ou par des tests psychologiques spéciaux.

Comment est-il compilé

L'élaboration du profil d'un poste est un processus assez laborieux. Sa nécessité est due au fait que ce document vous permet de déterminer les paramètres qu'un employé de valeur devrait avoir. Ayant correctement formulé le profil, le personnel RH facilite grandement le processus de recherche et de sélection de nouveaux employés. Lors de la compilation d'un document, il convient de suivre un certain nombre de recommandations et de règles:

• Le titre du poste doit être concis et refléter clairement son essence. Il convient également de rédiger une brève description qui contiendra une liste des principales responsabilités de l'employé. Il peut être présenté comme une liste de tâches. Ce sera la base du profil du poste.
• La liste des informations de base sur le poste devrait inclure non seulement l'ordre de travail, mais également la taille du salaire, qui sera l'un des points clés de l'entretien. Il convient également de décrire la hiérarchie de la subordination, ainsi qu'une liste approximative des personnes avec lesquelles le nouvel employé devra interagir.
• Pour effectuer des tâches, un ensemble de compétences spécifiques est nécessaire. Cette liste ne doit pas être trop longue (pas plus de 10 points). Il peut être compilé sur la base de l'expérience personnelle, de la recherche théorique, des observations des employés, ainsi que d'une enquête sociologique. Vous pouvez diviser les compétences en plusieurs groupes (par exemple, spécifiques et d'entreprise).

Le profil doit être à la fois concis et large. Cela vous permettra d'obtenir des informations complètes sans passer trop de temps à les traiter.

Les principales étapes de la création

L'élaboration d'un profil d'emploi comprend plusieurs étapes successives:

• Au premier stade de la préparation du document, les descriptions de poste doivent être soigneusement étudiées, ainsi que toutes les informations concernant les spécificités de l'entreprise. Vous pouvez réaliser des entretiens avec les salariés ou une enquête sociologique à l'aide de formulaires standardisés.
• Ensuite, le cercle des personnes qui seront directement impliquées dans le travail est déterminé. Plus souvent qu'autrement, les spécialistes des RH traitent de cette question. Cependant, il est également important d'impliquer les gestionnaires d'autres services pour lesquels des profils sont compilés. Le travail peut être effectué conjointement ou séparément avec l'intégration ultérieure des résultats dans un document de travail final.
• La troisième étape consiste à étudier la structure organisationnelle de l'entreprise afin de déterminer la place d'un poste dans celle-ci. Les subordonnés doivent être identifiés, ainsi que les supérieurs immédiats, à qui le nouvel employé tiendra un rapport.
• Voici une description détaillée des responsabilités fonctionnelles qui correspondent à un poste particulier. La base n'est pas seulement les actes juridiques, mais aussi l'expérience personnelle dans une entreprise particulière.
• À la cinquième étape, le gestionnaire du personnel (ou un autre spécialiste impliqué dans la préparation du profil) doit déterminer la liste des connaissances et des compétences qui seront nécessaires pour effectuer les tâches. Il s'agit de compétences professionnelles.
• Ayant des compétences définies, il est important de les répartir en fonction du degré d'importance, ainsi que du niveau auquel un spécialiste doit les posséder. Cela facilitera le processus de sélection.
• Ensuite, les participants au groupe de travail doivent déterminer quelles caractéristiques personnelles un candidat à un poste vacant devrait avoir. Parfois, les traits de caractère sont encore plus importants que les compétences professionnelles, car ces dernières peuvent être développées et les premières peuvent devenir un sérieux obstacle au processus de travail.
• À la huitième étape, il est nécessaire de déterminer les exigences générales de l'employé. Il s'agit généralement du sexe, de l'âge, du niveau d'éducation ou de l'expérience professionnelle, etc. Il convient de noter que les deux premiers signes ne sont pas toujours appropriés à utiliser, car la loi peut les interpréter comme une discrimination.
• La dernière étape implique la définition de critères en fonction desquels la performance du salarié sera déterminée. Ils peuvent être utilisés pendant la période d'essai ou pour une évaluation périodique de la qualité du travail des travailleurs existants.

Il convient de noter que cet algorithme n'est pas obligatoire pour la conformité dans toutes les organisations. Selon la taille de l'entreprise, ainsi que les spécificités de sa structure organisationnelle, certaines étapes peuvent être manquées et d'autres peuvent également être introduites.

Compilation d'échantillons

À l'heure actuelle, il n'existe pas de formulaire unifié permettant de dresser un profil des exigences du poste. Et les professions elles-mêmes dans chaque entreprise peuvent avoir des exigences spécifiques. Néanmoins, les responsables RH ont déjà développé une certaine pratique selon laquelle un profil de poste est élaboré. Un échantillon pourrait ressembler à ceci:

• titre du poste selon le tableau d'effectifs;
• brève description (ce que l'employé doit faire);
• conditions essentielles (horaire de travail, niveau de rémunération, etc.);
• les exigences présentées au candidat pour le poste (niveau d'études, expérience professionnelle dans un domaine particulier, certaines compétences particulières);
• liste étendue des responsabilités professionnelles;
• les compétences organisationnelles qu'un employé potentiel d'une organisation particulière devrait posséder;
• tests psychologiques et autres méthodes d'évaluation de la conformité de l'employé à un poste particulier.

Il s'agit d'un modèle approximatif. Le plus souvent, c'est la structure du profil d'emploi. L'échantillon peut être élargi ou réduit, selon la structure de l'organisation. Des paramètres supplémentaires peuvent également être saisis pour des postes spécifiques.

Profil RH

Le directeur du personnel est l'un des postes les plus responsables de l'entreprise, car la composition qualitative des employés dépend de cet employé. Par conséquent, des exigences particulières sont imposées aux officiers du personnel, qui sont reflétées dans un document tel que le profil du poste. Un échantillon peut être comme suit:

• aptitude à travailler avec les gens (le responsable du personnel doit être en communication et résoudre les conflits);
• une implication rapide (le spécialiste RH ne doit pas être indifférent, il doit avoir un intérêt à résoudre certains problèmes);
• prendre des initiatives en matière d'amélioration de la structure et de la qualité du personnel;
• ouverture à la communication (cette qualité est nécessaire compte tenu des spécificités du poste);
• enthousiasme pour résoudre les problèmes actuels;
• humeur positive, qui sera transmise à tous les autres membres de l'équipe;
• capacité à mener une conversation (c'est le gestionnaire qui joue le rôle principal dans la conversation avec les employés potentiels et réels);
• compétences en leadership;
• aptitudes à parler en public (pour présenter des rapports et des rapports à la haute direction, ainsi que pour organiser des séminaires pour les subordonnés);
• pensée non standard pour prendre des décisions créatives dans les situations d'urgence;
• compétences oratoires, persuasion des déclarations;
• rapidité de réflexion et rapidité des actions;
• capacité à s'adapter aux conditions changeantes (ainsi qu'à assister les nouveaux employés);
• absence de peur du risque (cette caractéristique doit être modérément prononcée);
• indépendance dans la prise de décision;
• la capacité d'expérimenter et de trouver de nouvelles approches de gestion;
• un sens de l'humour qui aide à annuler les situations stressantes et stressantes.

Le profil du poste de gestionnaire responsable de la sélection du personnel doit être établi avec un soin particulier, car ce poste est l'une des clés de toute entreprise. Une personne postulant à ce poste doit se conformer pleinement aux exigences, car c'est sur ses épaules que la responsabilité de la formation du personnel reposera.

Exigences du directeur des ventes

Très souvent, vous pouvez rencontrer une telle vacance en tant que directeur des ventes. Malgré le fait que de nombreux jeunes commencent leur carrière par un travail similaire, des exigences assez sérieuses sont imposées aux candidats déjà à ce stade. Un profil typique d'un poste de directeur des ventes est le suivant:

• disposition à une communication constante avec un large éventail de personnes (fournisseurs, clients, clients, etc.);
• capacité à prendre rapidement des décisions à la suite de négociations avec des contreparties;
• la capacité de maintenir une humeur optimiste dans la conversation, ainsi que de créer une atmosphère de confiance;
• créativité de la pensée (importante dans la présentation du produit);
• la capacité d'organiser rationnellement votre temps (car le travail implique de nombreuses réunions et négociations quotidiennes);
• ton diplomatique en communication avec les entrepreneurs et les clients;
• équilibre émotionnel, la capacité de rester calme dans des situations stressantes, ainsi que de trouver rapidement un moyen de sortir des conflits;
• la capacité de trouver une langue commune avec différents types de personnalités;
• fidélité au produit vendu.

Il convient de noter qu'un profil très approximatif de la position est donné. Un exemple peut être étendu ou raccourci, selon les besoins d'une organisation particulière.

Approches de base du profil d'emploi

L'élaboration d'un profil d'emploi peut être réalisée selon deux approches principales:

• L'approche situationnelle implique que le document est compilé en urgence lorsqu'il est urgent de fermer un poste vacant. Le temps étant très limité, le document est rédigé très approximativement, n'indiquant que les exigences les plus élémentaires pour un employé potentiel. À l'avenir, cette pièce peut servir à former un profil complet.
• L'approche méthodologique implique un travail approfondi, à la suite duquel des caractéristiques claires du poste, les compétences nécessaires, les qualités personnelles et les domaines fonctionnels de responsabilité seront développés. Il contiendra toutes les informations complètes et sera donc considéré comme un document de travail dans la recherche et la sélection du personnel. Comme l'organisation subit des réformes, le profil subira également des changements.

résultats

Il convient de noter que pour une sélection réussie du personnel, il est important que le profil de poste soit établi dans l'entreprise. Il est assez difficile de donner un exemple de document unifié, car cette question n'est pas réglementée par la loi, mais reste à la discrétion des chefs d'entreprise.

Le profil est l'un des principaux outils utilisés dans la sélection des candidats pour un poste vacant particulier. De plus, conformément à ce document, une certification périodique du personnel ou une vérification basée sur les résultats de la période d'essai peut être effectuée. En fonction des résultats de l'étude, des pistes d'amélioration du niveau de qualification peuvent être identifiées.

Lors de la compilation d'un profil, l'une des deux approches peut être utilisée. Une situation se produit lorsqu'il est urgent de fermer un poste vacant. Dans ce cas, la description de poste peut être faite très approximativement en indiquant uniquement les principales caractéristiques. Si nous parlons de l'approche méthodologique, un document détaillé et approfondi est en cours d'élaboration, qui est constamment utilisé dans la pratique de la sélection du personnel.

Le processus typique d'élaboration d'un profil d'emploi implique de passer par plusieurs étapes successives. Dans un premier temps, nous étudions les caractéristiques de la profession, ainsi que ses exigences, mises en avant par les textes réglementaires. Il est également nécessaire de constituer un groupe de spécialistes compétents qui participeront à l'élaboration des documents. Le profil est établi en tenant compte de la structure organisationnelle de l'entreprise et doit donc également être soigneusement étudié. La partie principale du document est une description des responsabilités professionnelles d'un employé potentiel, ainsi que les exigences en matière de compétences. Il convient également de prêter attention aux qualités personnelles (sociabilité, résistance au stress, etc.).